Se nella vostra azienda la gestione dei “log” è sempre stata vista come una faccenda puramente tecnica, confinata nei server del reparto IT, è il momento di un importante campanello d’allarme
Una recente sanzione del Garante per la protezione dei dati personali ha messo in chiaro un principio fondamentale: i log dei dipendenti non sono solo file di testo, ma un potente strumento che interseca privacy, diritti dei lavoratori e cybersecurity.
Analizziamo insieme cosa è successo e, soprattutto, cosa significa per ogni azienda.
Il fatto: una multa da 50.000 euro che fa scuola
Con il provvedimento n. 243 del 29 aprile 2025, il Garante ha sanzionato una Regione italiana per come gestiva i dati dei propri dipendenti. Nello specifico, l’ente raccoglieva e trattava i file di log relativi a email, navigazione internet e ticket di assistenza senza aver adempiuto a due obblighi cruciali:
- Nessuna Valutazione d’Impatto (DPIA) ai sensi dell’art. 35 del GDPR.
- Nessun Accordo Sindacale previsto dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori.
La svolta del Garante: i log sono (potenzialmente) “Controllo a distanza”
Il punto centrale della decisione, già consolidato in altre pronunce, è potentissimo: analizzare i file di log delle attività dei dipendenti rappresenta una forma di monitoraggio e vigilanza.
Perché? Semplice: attraverso questi file, un datore di lavoro può, anche involontariamente, tracciare le attività di un dipendente, comprese quelle non strettamente lavorative. Questo potenziale controllo fa scattare l’applicazione dell’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, che richiede precise garanzie sindacali.
Due obblighi inevitabili: DPIA e accordo sindacale
Partendo da questo presupposto, il Garante ha stabilito che due adempimenti diventano obbligatori:
- Valutazione d’Impatto (DPIA): Perché è necessaria? Perché il trattamento dei log soddisfa almeno due criteri di rischio elevato previsti dal GDPR:
- Riguarda soggetti in condizione di “vulnerabilità” (i lavoratori, che non possono opporsi al trattamento).
- Comporta il “monitoraggio sistematico” degli stessi (dato l’uso massiccio degli strumenti digitali).
- Accordo Sindacale (o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro): Essendo considerato uno strumento di potenziale controllo, la sua implementazione deve seguire le garanzie previste dalla legge per proteggere i diritti dei lavoratori.
Il vademecum del Garante: come gestire i Log in modo corretto
La parte più utile del provvedimento è l’elenco di misure correttive suggerite, che diventano di fatto una preziosa guida per tutte le aziende:
- Separazione dei Dati: Affidare la raccolta di IP, MAC address e associazione utente-macchina a sistemi o fornitori diversi, per rendere più difficile l’identificazione immediata.
- Regole Chiare: Stabilire e documentare i presupposti precisi per cui è consentito “incrociare i dati” e risalire al singolo dipendente (solo in caso di necessità specifiche e motivate).
- Anonimizzazione: Rendere anonimi i log relativi agli accessi falliti a siti in blacklist.
- Conservazione Limitata: Mantenere i log di navigazione per un massimo di 90 giorni, salvo anonimizzazione per periodi più lunghi.
- Indagini a Livello Aggregato: In caso di anomalie, le verifiche vanno fatte prima a livello di gruppo o struttura e solo come ultima risorsa sulla singola postazione.
- Cifratura e Accessi Limitati: I nomi dei dipendenti associati alle macchine devono essere cifrati e i log devono essere accessibili solo a un numero ristretto di persone autorizzate e formate.
Una nuova complicazione: la normativa NIS2
L’articolo solleva un’interessante questione per il futuro. Il decreto NIS2 oggi obbliga molte organizzazioni a registrare i file di log come misura minima di sicurezza. Questo potrebbe creare una nuova base giuridica per il trattamento (“adempimento di un obbligo di legge”)? E i tempi di conservazione indicati dal Garante saranno sufficienti per gli obblighi NIS2? Il dibattito è appena iniziato.
Cosa portiamo a casa? La lezione è chiara: la gestione dei log ha smesso di essere un’attività puramente tecnica. Oggi è un processo strategico che richiede un dialogo costante tra IT, HR, Ufficio Legale e DPO. Questa sentenza del Garante non è solo una multa, ma un monito per tutte le organizzazioni: è tempo di rivedere le proprie procedure per proteggere i dati, rispettare i diritti dei lavoratori e, non da ultimo, evitare pesanti sanzioni.
E nella vostra azienda, come vengono gestiti i log? Il dibattito è aperto!
